Sirkü 2134 Elektronik faturalarda (e-Fatura), ret, iptal, itiraz, iade ve düzeltme
Elektronik faturalardaki hatalar işlemin ve belgenin türüne ve uyuşmazlığın nedenine göre değişiklik arz eder.
e-Fatura Kural olarak e-Fatura uygulamasına kayıtlı taraflar arasındaki işlemlerde kullanılır.
e-Arşiv Fatura e-Fatura kullanıcısı olmayan mükelleflere ve nihai tüketicilere düzenlenen faturalardır.
Ret, ticari e-Faturaya verilen uygulama cevabıdır.
İptal, belgenin ilgili elektronik ortamda geçersiz hale getirilmesidir.
İtiraz, fatura içeriğinin tamamen veya kısmen kabul edilmediğinin bildirilmesidir.
İade, Alınan malın belli gerekçelerde geri gönderilmesine ilişkindir.
Düzeltme belgedeki bedelin, muhasebe kaydının veya vergi beyanının uygun yöntemle düzeltilmesidir.
1- Ret işlemi
e-Belge sisteminde ret işlemi, alıcıya gönderilen elektronik faturanın kabul edilmediğinin elektronik sistem üzerinden bildirilmesidir. İşlemin nasıl yapılacağı, belgenin Temel Fatura mı, Ticari Fatura mı, yoksa e-Arşiv Fatura mı olduğuna göre değişir.
Ticari e faturada; Alıcı, faturanın kendisine iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde kullandığı özel entegratörün ön muhasebe paneli veya GİB Portal üzerinden gelen faturaya “Ret” yanıtı seçeneğini işaretler. Ret sebebi (örneğin eksik mal, yanlış fiyat, sözleşmeye aykırılık) sisteme yazılır. Mali mühür veya elektronik imza (e-imza) ile işlem onaylanarak satıcıya bildirilir.
Temel e faturada; Sistem üzerinden doğrudan “ret” tuşu ile işlem yapılamaz. TTK 18/3 kapsamında satıcıya KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), noter, taahhütlü mektup veya telgraf gibi harici yollarla yazılı itiraz yapılır. Yapılan bu harici itiraz bildirimi, GİB e-Fatura İptal/İtiraz Portalı üzerinden sisteme yüklenir ve karşı tarafın onayıyla süreç tamamlanır. Alternatif olarak alıcı, satıcıya bir iade faturası düzenleyebilir veya satıcının GİB üzerinden iptal talebi oluşturmasını sağlayabilir.
E arşiv faturada; doğrudan “reddet” butonuyla sistem içinden tek taraflı reddedilemez; bunun yerine iptal talebi veya harici itiraz yolları kullanılır. Faturanın alıcıya ulaştığı tarihten itibaren 8 gün içinde iptal talebi başlatılmalıdır
2- Genel Olarak e-Fatura İptal/İtiraz Bildirim İşlemleri
Bilindiği üzere TTK nun 21/2 maddesi gereği “ Bir fatura alan kişi aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde, faturanın içeriği hakkında bir itirazda bulunmamışsa bu içeriği kabul etmiş sayılır”
e-Fatura uygulamasında iptal işlemleri, ticari fatura senaryosunda düzenlenen faturalara, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süre içinde e-Fatura sistemi içinden “Ret Uygulama Yanıtı” ile iptal işlemi yapılmaktadır.
Ticari Fatura Senaryosu dışında düzenlenen e-Faturalar ile ilgili olarak, e-Fatura İptal Portali aracılığı ile e-Faturaya taraf mükelleflerin, e-Faturanın alıcısına iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süre içerisinde mali mühür ya da elektronik imzalarını kullanmak suretiyle, iptal talebi oluşturmalarına ve kendilerine iptal talebi iletilen e-Faturalara ilişkin iptal taleplerini onaylayabilmelerine imkan getirilmiştir. 8 günü aşan sürelerde sistem talep oluşturulmasına ya da talebin onaylanmasına imkan vermemektedir.
Temel ve diğer fatura senaryolarında düzenlenen faturalara, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 günlük süre içinde sadece harici yöntemlerle (TTK 18/3 te belirtilen noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile) itiraz işlemi gerçekleştirilmektedir.
Nihai tüketiciye düzenlenen e arşiv fatura iptali, Satıcı tarafından Alıcıya iletimden itibaren 8 gün içinde satıcının talep oluşturması yeterlidir; tüketici onayı aranmaz
– Harici itirazın GİB sisteminde karşı tarafça kabulü Bildirime muhatap olan taraf tarafından Faturanın ait olduğu ayı izleyen ayın 15. günü sonuna kadar tamamlamalıdır.
İptal talebi açılması tek başına işlemin tamamlandığını göstermez. Karşı taraf talebi onaylamak zorunda değildir; mükellefler arasındaki iptalde onay durumu kontrol edilmelidir.
Sehven Kabul yanıtı verilen ticari faturaya ikinci bir red yanıtı gönderilmesi çözüm değildir. GİB teknik düzeninde aynı fatura için tek uygulama yanıtı esastır. Böyle bir durumda hata, harici bildirim ve uygun düzeltme yöntemiyle değerlendirilmelidir.
2.1. Faturaya kısmen itiraz
İtirazın faturanın tamamına yönelmesi zorunlu değildir. Kısmen itirazlarda hangi kalemin, miktarın veya bedelin kabul edilmediği açıkça gösterilmelidir. GİB’in ticari fatura senaryosu, faturanın tamamının veya belirli kalemlerinin reddedilmesini kapsar; UBL yapısındaki LineResponse alanı da ilgili kaleme ilişkin ret veya düzeltme açıklamasına imkan verir.
Kalem bazlı ret, düzenlenmiş faturanın XML içeriğinden bir satırın silinmesi anlamına gelmez. İlk belge ve ret yanıtı saklanır; senaryoya göre doğru içerikle yeni fatura düzenlenir. Kullanılan yazılımın kalem açıklamalarını destekleyip desteklemediği ayrıca kontrol edilmelidir.
2.2. Harici itiraz ve GİB’e bildiri
GİB uygulamasında harici itiraz için noter, taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imzalı KEP yöntemleri esas alınmalıdır.
Temel faturada elektronik ret yanıtının bulunmaması, harici itiraz imkanını ortadan kaldırmaz.
Harici itirazdan sonra VUK 526 nolu tebliğ ile 509 nolu tebliğe eklenen V.10 bölümü gereği elektronik bildirim de yapılmalıdır. Portal bildirimi, önceden yapılması gereken hukuki itirazın yerine geçmez. Bildirimde itiraz belgesinin tarihi, numarası, yöntemi ve açıklaması doğru girilmelidir.
Güncel kılavuzlardaki izleyen ayın 15’i, karşı tarafın itirazı kabul etmesi ve GİB analizine yansıması bakımından belirlenen süredir. Hukuki itirazın sekiz günlük süresini uzatmaz. Harici itirazın zamanında yapılıp GİB bildirimini gecikmeden tamamlanmalı ayrıca karşı tarafın kabul durumu da takip edilmelidir.
3. İade
Teslim edilmiş bir malın sonradan kısmen veya tamamen geri verilmesi işlemidir. ilk faturadaki hata itirazından farklıdır.
e-Fatura IADE tipinde düzenlenmeli fatura, iade edilen miktar ve bedelle sınırlı olmalı, asıl satışla bağlantı kurulmalıdır.
İade faturası, fiili iade veya işlemin gerçekleştiği tarihten itibaren genellikle 7 gün içinde düzenlenmelidir.
Faturanın türü “İade” olarak seçilmelidir. İade faturasının üzerinde mutlaka orijinal (ilk kesilen) faturanın tarihi ve numara bilgisi yer almalıdır. Orijinal faturadaki KDV oranı ve birim fiyatlar birebir aynı şekilde yansıtılmalıdır.
Malların iadesine ait sevk ve teslim belgeleri saklanmalıdır.
İlk faturanın sekiz günlük elektronik ret süresinin dolmuş olması önemli değildir.
3.1. Hizmet için iade faturası
Tamamlanan hizmet için iade faturası düzenlenmez. Ancak, hizmetin kısmen verilmesi veya sözleşmedeki özelliklere uymaması nedeniyle bedelde azalma varsa, alıcı tarafından düzeltme kapsamında işlemin mahiyeti açıklanmak ve önceki fatura ve sözleşmeye atıfta bulunarak iade faturası düzenlenebilir.
3.2. Tüketicinin mal iadesi, halinde e arşiv fatura
– Fatura düzenlemek zorunda olmayan tüketicilerin aldıkları mali geri iade etmeleri halinde, gider pusulası düzenlenmelidir.
– İnternet satışında e-Arşiv Fatura iade bölümünün tüketici tarafından doldurulup imzalanarak mal ile birlikte gönderilmesi halinde bu belge gider pusulası yerine geçer
– 6502 Tüketicinin korunması hakkındaki kanun kapsamındaki mal iadesinde; Bedel banka, yetkili ödeme kuruluşu veya PTT aracılığıyla geri verilmektedir. Bu gibi durumlarda ilgili kuruluşun belgesinde; İşin mahiyeti, emtianın cins ve nev’i ile miktar ve bedeli. İş ücreti ve işi yaptıran ile yapanın veya emtiayı satın alan ile satanın adları ile soyadlarını (Tüzel kişilerde unvanlarını) ve adreslerini ve tarihi varsa bu belgelerde VUK 234’üncü maddesi gereği gider pusulası yerine geçer.
4. Düzeltme
4.1. Ticari e-faturada düzeltme;
Alıcı, kendisine gelen fatura hatalıysa, 8 günlük süre içinde e-Fatura sistemi üzerinden Ret Uygulama Yanıtı göndererek Satıcının hatayı düzelterek doğru faturayı yeniden düzenlemesini sağlar. Taraflar, muhasebe kayıtlarını ve varsa KDV beyanlarını ilgili duruma göre düzeltir.
4.2. Temel e-faturada düzeltme işlemi
Satıcı veya ilgili taraf, GİB’in e-Fatura İptal/İtiraz Portalı üzerinden işlem başlatarak İptal talebini karşı tarafın onayına sunar. Karşı tarafın onayıyla iptal işlemi tamamlanır. Sonra satıcı doğru bilgileri içeren yeni faturayı düzenler.
4.3 e-Arşiv faturada düzeltme işlemi
Hata tespit edildiğinde, düzenlenmiş faturanın doğrudan değiştirilmesi yerine hatanın niteliğine göre iptal, yeni fatura düzenleme veya muhasebe kayıtlarının düzeltilmesi yöntemlerinden uygun olanı uygulanır.
4.4 Faturadaki hata 8 günlük süreden sonra fark edilmiş ise düzeltme
Yöntem hatanın niteliğine göre seçilmelidir.
-Teslim edilen malın tamamı veya bir kısmı geri dönmüş ise; iadeyi belgeleyen iade faturası ve kayıt düzeltmesi,
– Herhangi bir Mal hareketi olmadığı halde belge yanlış veya mükerrer düzenlenmiş ise; Harici itiraz, tevsik ve uygun kayıt/belge düzeltmesi,
-Hizmet bedeli sözleşmeye göre azaltılıyor ise; Gerekçe açıkça belirtilerek önceki fatura atıf yapılması,
-Taraflar hata veya borç konusunda anlaşamıyor ise; Sözleşme, teslim ve ödeme delilleriyle uyuşmazlığın hukuki çözümü,
Yoluyla düzeltilebilir.
GİB tarafından verilen 7.5.2024 tarih ve E-27575268-105[242-2024-26]-246936 sayılı özelge e-Arşiv Fatura için: “Portal süreleri geçmiş olsa da taraflar anlaşıyorsa alıcı harici yoldan itiraz edebilir. İtirazın kanıtlarıyla vergi dairesine bildirilmesi ve kayıtların genel muhasebe ilkelerine göre düzeltilmesi gerekir. Kayıtlara alınmış hatalı işlem ters kayıtla çıkarılabilir. Yeni doğru fatura gerekiyorsa açıklamasında önceki faturanın bilgileri belirtilir.” Şeklindedir.
———————————————
Hatırlatma:
Sirkülerimiz bilgilendirme amaçlı olup belirli bir konu hakkında genel çerçevede bilgi vermek amacını taşıdığından içerikten kaynaklanan veya içeriğe ilişkin ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.
Bu sirkümüzde yer verilen bilgiler yazının tarihi itibarıyla geçerli olup, yazı tarihinden sonra gerçekleşebilecek yasal değişiklikler, gelişecek uygulamalar ve yargı kararları ileride farklı düzenlemeleri ve değerlendirmeleri gerektirebilmektedir.
Bu nedenle konular ile ilgili karar vermeden önce profesyonel bir danışmandan görüş ve destek alınması tavsiye olunur.